Rechnung finalisieren
Wandle einen Entwurf in eine finale Rechnung um: Nummer wird vergeben, PDF erzeugt und revisionssicher archiviert, danach unveränderlich.
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Berechtigung nötig: Cashbook › Edit
Was ist das?
Finalisieren ist der entscheidende Schritt, in dem aus einem Entwurf eine verbindliche Rechnung wird. Danach gilt sie als rechtsverbindlich und ist GoBD-pflichtig unveränderlich.
So finalisierst Du
- Öffne den Entwurf in der Detailansicht.
- Klick "Finalisieren" in der Aktionen-Spalte.
- Bestätige im Warn-Dialog — danach kein Zurück mehr.
- Warte ein paar Sekunden, bis das PDF erzeugt ist.
- Lade das PDF herunter und schicke es per E-Mail an den Kunden.
Was beim Finalisieren passiert
- Nächste Rechnungsnummer vergeben aus dem Nummernkreis Deines Chors (siehe invoice-numbering).
- Status auf "final" setzen, alle Felder werden gesperrt.
- PDF erzeugen mit der gewählten Vorlage (Verkäufer-, Empfänger- und Positionen-Daten).
- E-Rechnungs-Datei zusätzlich erzeugen (ZUGFeRD oder XRechnung, falls Format ≠ "Keine").
- PDF und E-Rechnungs-Datei revisionssicher archivieren.
- Eintrag im Sicherheits-Protokoll für die spätere Nachvollziehbarkeit (GoBD-Pflicht).
Pflichtfelder
| Format | Pflichtfelder |
|---|---|
| Keine (nur PDF) | Empfänger-Name, mindestens 1 Position |
| ZUGFeRD / XRechnung | + Empfänger-Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land), Verkäufer-Anschrift |
Bei fehlenden Pflichtfeldern blockt Chorilo das Finalisieren mit einer konkreten Fehlermeldung.
Was Du danach nicht mehr kannst
- Empfänger ändern
- Positionen ändern
- Datum ändern
- Notizen ändern
- Rechnung löschen
Was Du doch noch kannst
- PDF und E-Rechnungs-Datei herunterladen, beliebig oft
- Stornieren über Gutschrift (siehe invoice-cancel)
- Buchung verknüpfen für Zahlungseingang
Berechtigung
Du brauchst die Berechtigung Buchungen erstellen & bearbeiten.
Häufige Fragen
Was bedeutet finalisieren genau?▾
Drei Dinge passieren auf einen Schlag: 1) die nächste Rechnungsnummer wird vergeben, 2) das PDF wird erzeugt (inkl. ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei falls aktiviert), 3) PDF und E-Rechnungs-Datei werden revisionssicher archiviert. Danach sind alle Felder der Rechnung gesperrt.
Was, wenn ich später einen Fehler entdecke?▾
Stornieren statt löschen. Du erstellst eine Gutschrift, die die Originalrechnung aufhebt, und legst danach eine neue korrekte Rechnung an. Diese Vorgehensweise ist GoBD-konform und im Sicherheits-Protokoll nachvollziehbar.
Warum dauert das ein paar Sekunden?▾
Das PDF wird beim Finalisieren frisch erzeugt und archiviert. Bei großen Rechnungen oder mit Briefpapier-Hintergrund kann das 5–10 Sekunden dauern.
Welche Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein?▾
Empfänger-Name und mindestens eine Position. Für E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) zusätzlich Empfänger-Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land). Fehlende Pflichtfelder werden beim Finalisieren angezeigt.
Was passiert wenn die PDF-Erzeugung fehlschlägt?▾
Die Rechnung bleibt im Status Entwurf — es wird keine Nummer vergeben und kein PDF archiviert. Du bekommst eine Fehlermeldung mit Hinweis auf die Ursache. Versuche es nach einem Moment erneut oder wende Dich an den Support.
Kann ich mehrere Rechnungen gleichzeitig finalisieren?▾
In der Oberfläche wird jede Rechnung einzeln finalisiert. Auch wenn zwei Personen gleichzeitig finalisieren, bekommt jede Rechnung garantiert eine eigene, fortlaufende Nummer — Doppelvergaben sind ausgeschlossen.
Wo finde ich das PDF nach der Finalisierung?▾
Direkt auf der Detailseite der Rechnung über "PDF herunterladen". Das archivierte PDF bleibt dauerhaft verfügbar.
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