Dateien am Termin verlinken

Was ist das?

Mit Dateien am Termin verlinken hängst du Dokumente, Bilder, Audio- oder Videodateien direkt an einen Termin. Mitglieder finden alles Wichtige zum Termin an einer Stelle — Anfahrtsplan, Bühnenskizze, Programmheft, Foto der Kleidungsordnung oder Audio-Beispiel zum Üben.

So verlinkst du Dateien

1. Öffne den Termin und klicke auf „Bearbeiten".
2. Scroll zum Abschnitt „Dateien" im Bearbeitungsformular.
3. Klicke auf „Dateien verlinken".
4. Wähle aus der Dateiablage — über Suche oder Ordnerstruktur findest du bestehende Dateien schnell.
5. Oder lade neue Dateien hoch, die direkt in der Ablage gespeichert und gleichzeitig am Termin verlinkt werden.
6. Speichere den Termin. Mitglieder werden über die neuen Dateien benachrichtigt.

Typische Dateien an Terminen

• Anfahrtsplan / Lageskizze für Auswärts-Auftritte
• Bühnenanordnung mit Stimmen-Position
• Programmheft / Liederbuch als PDF
• Foto der Kleidungsordnung für Konzerte
• Audio-Demos zur Vorbereitung schwieriger Stellen
• Vertrag / Bestätigung des Veranstalters
• Setlist / Ablaufplan mit Moderationsteil

Berechtigung

Du brauchst die Berechtigung Termine erstellen & bearbeiten, um Dateien an einem Termin zu verlinken. Die Datei selbst muss in der Dateiablage liegen — falls sie noch nicht hochgeladen ist, brauchst du zusätzlich die Berechtigung zum Hochladen in den jeweiligen Ordner.

Mitglieder ohne Termine erstellen & bearbeiten sehen die verlinkten Dateien nur, sofern sie auch Zugriff auf den jeweiligen Ablage-Ordner haben.

Tipps

• Lege pro Auftritt einen eigenen Ordner in der Dateiablage an — so bleibt die Sammlung übersichtlich, auch über mehrere Jahre.
• Verlinke Dateien gleich beim Erstellen des Termins, damit Mitglieder von Anfang an alles finden.
• Aktualisiere alte Verlinkungen, wenn sich z.B. der Anfahrtsplan ändert — die Verlinkung zeigt immer auf die aktuelle Version der Datei.
• Nutze sprechende Dateinamen wie „Bühnenplan_Sommerkonzert_2026.pdf" statt „IMG_1234.pdf" — Mitglieder finden die richtige Datei sofort.
• Achte auf Berechtigungen des Datei-Ordners — sensible Dokumente (Verträge, interne Notizen) gehören in einen geschützten Ordner.